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Gestão de documentos: como as multifuncionais impulsionam a transformação digital da sua empresa?

Um dos erros mais comuns é achar que as multifuncionais são apenas impressoras sofisticadas. Muito além da função de imprimir arquivos, elas são equipamentos essenciais quando falamos em gestão de documentos. São cada vez mais vistas como agentes importantes para a jornada de transformação digital dentro de uma organização.

Independentemente da área de atuação de uma empresa, digitalizar, imprimir e arquivar documentos costumam ser tarefas de rotina na maioria delas. Então, por que não adotar soluções tecnológicas que melhorem a produtividade dessas funções? Por que não digitalizar atividades analógicas e, com isso, aperfeiçoar os fluxos de trabalho? 

É nesse contexto que as multifuncionais ganham relevância. De uns tempos para cá, elas deixaram de ser apenas equipamentos de saída de documentos e passaram a ser vistas dentro de uma lógica de gestão de processos, integrando arquivos físicos e digitais de maneira inteligente, para dar mais eficiência aos negócios.

Multifuncionais em prol da transformação digital

Um dos principais benefícios das multifuncionais consiste na capacidade de integrar os equipamentos aos serviços de conteúdo de uma organização. Ao fazer isso, é possível, por exemplo, digitalizar arquivos e inseri-los automaticamente na plataforma de gestão de documentos da empresa. Inclusive há a possibilidade de anexá-los diretamente a um fluxo de trabalho específico (em um processo de licitação, por exemplo).

A integração também permite o monitoramento de todo o ambiente de impressão, identificando de maneira antecipada, desvios, melhorias a serem feitas e possíveis erros. Assim como outros dispositivos inteligentes da Internet das Coisas (IoT), as multifuncionais possuem sensores que coletam dados e geram alertas automaticamente — notificando os responsáveis sobre a necessidade de suprimentos, por exemplo. Com isso, é possível evitar quebras na produtividade, garantindo que os equipamentos estarão sempre abastecidos e em pleno funcionamento.

Em um sistema de impressão gerenciada, as informações impressas e digitais são unificadas. Com isso, as empresas passam a ter mais controle sobre os processos e custos documentais. Desse modo, é possível não só otimizar fluxos de trabalho, mas também aumentar a produtividade e reduzir as despesas.

Benefícios das multifuncionais na gestão de documentos

Organizações que utilizam multifuncionais em uma estratégia de gestão de documentos conseguem armazenar, digitalizar e arquivar informações de maneira simples, segura e conectada. Com mais organização, maior é o controle sobre os processos e, consequentemente, mais eficiente um negócio se torna. 

Além disso, é possível adicionar controles de acessos a esses equipamentos. Assim, apenas quem controla o documento pode visualizá-lo (por meio de crachá ou senha, por exemplo), trazendo mais segurança para as operações e reduzindo desperdícios, já que a impressão é feita na presença de quem solicitou, evitando duplicidades.

As multifuncionais são ótimas ferramentas para começar a jornada de transformação digital nas empresas, automatizando processos e otimizando fluxos de trabalho. E a Stoque oferece soluções tecnológicas customizadas para o processamento de documentos e impressão gerenciada, garantindo mais conveniência, segurança e eficiência para o seu negócio. Conheça nossos serviços